ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Чернеччинській сільській раді

(нова редакція)

 

I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1. Інструкція з діловодства в Чернеччинській сільській раді (далі – Інструкція) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі в Чернеччинській сільській раді (далі – сільська рада).

Положення цієї Інструкції застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання документів у паперовій формі.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами.

3. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

4. Відповідальність за організацію діловодства в сільській раді несе Чернеччинський сільський голова.

5. За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.

6. Організація діловодства в сільській раді покладається на відділ організаційно-кадрової, загальної роботи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передання на зберігання до відповідального за архів.

 

II. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

 

Загальні вимоги щодо створення документів

 

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

8. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі застосовуються вимоги ДСТУ 4163-2003.

9. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та цією Інструкцією.

10. В сільській раді визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

11. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (лист, розпорядження, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення.

12. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади вищого рівня та спрямовуватися на виконання виконавчими органами покладених на нього завдань і функцій.

13. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі — ДКУД).

14. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування ради, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис, посаду особи, виконавця, тощо.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

15. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів сільської ради.

16. В сільській раді здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

17. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Бланки документів

 

18. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

    19. В сільській раді застосовуються бланки сільської ради (додатки 2-5):

1) бланки для листів;

2) бланки рішень сесій сільської ради;

3) бланки рішень виконавчого комітету сільської ради;

4) бланки розпоряджень сільського голови.

 Відокремлені структурні підрозділи сільської ради в межах повноважень застосовують власні бланки документів.

20. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

21. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

 

Зображення Державного Герба України

 

22. Зображення Державного герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII «Про Державний герб України».

23. Зображення Державного герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки,
12 міліметрів завширшки.

 

Коди

 

24. Код сільської ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».

25. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає керуючий справами (секретар) виконавчого комітету окремо щодо кожного виду документа.

 

Найменування установи

 

26. Найменування Чернеччинської сільської ради — автора документа відповідає найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ. Скороченого найменування рада не має.

 

Довідкові дані про установу

 

27. Довідкові дані про сільську раду містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти. Довідкові дані розміщуються нижче найменування ради.

28. Реквізити поштової адреси зазначаються по центру в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

 

Назва виду документа

 

29. Назва виду документа (рішення, розпорядження, доповідна записка тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

 

Дата документа

 

30. Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2017.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2017 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 грудня 2017 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

Реєстраційний індекс документів

 

31. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в сільській раді, зокрема індексами за номенклатурою справ, кореспондентів, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний документ, наприклад: 845/01-10, де 845 — порядковий номер, 01-10 — індекс справи за номенклатурою.

     У вихідного документа реєстраційний індекс розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер,  наприклад:  02-15/258,  де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного розробника.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

 

Посилання на документ

 

32. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

 

Місце складення або видання

 

33. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

 

Адресат та особисте звернення

34. Документи можуть бути адресованими керівництву сільської ради, працівникам апарату, підприємствам, установам, організаціям, органам вищого рівня (далі – установам), конкретній посадовій особі тощо.

У разі адресування документа установі без зазначення посадової особи її найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Фінансовий відділ Чернеччинської сільської ради

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада, власне ім’я та прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Сумська обласна держана адміністрація

 

Юридичний відділ апарату

 

начальникові відділу

 

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

або

Сумська обласна держана адміністрація

 

Начальникові юридичного відділу апарату

 

 

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби

 

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Старостинським округам Чернеччинської сільської ради

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого — четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

 

вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку прізвище, власне ім’я, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

 

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1,
м. Київ, 03178

 

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитись особисте звертання у кличному відмінку за такими етикетними формулами (перелік невичерпний):

Пане (пані) Власне ім’я!

або

Пане (пані) Прізвище!

або

Пане (пані) посада або звання!

або

Панове найменування посади, звання у множині
або інша узагальнююча ознака звертання!

або

Власне ім’я та ім’я по батькові!

Наприклад:

Пане Олексію!

Пані Іваненко!

Пані директоре (директор)!

Пане полковнику (полковник)!

Панове колеги!

Панове члени робочої групи!

Дмитре Олексійовичу!

Світлано Іванівно!

У особистих звертаннях, що складаються з двох загальних назв, форму кличного відмінка має як перше слово, так і друге, хоч друге слово може мати й форму називного відмінка для підкреслення офіційності такого звертання.

У разі необхідності перед словом «Пане», «Пані», «Панове» або власним ім’ям може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська!

 

Гриф затвердження документа

 

35. Документ затверджується сільським головою або розпорядчим документом ради або у випадках, визначених у додатку 6.

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчими документами сільської ради (розпорядження сільського голови, рішення).

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Чернеччинський сільський голова

підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

12 березня 2019 року

 

У разі коли документ затверджується розпорядженням сільського голови, рішенням, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження Чернеччинського сільського голови

12 березня 2019 року № 298-ОД

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

 

Резолюція

 

36. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище у давальному відмінку, власне ім’я виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена перша особа, якій надається право скликати інших виконавців, або проти прізвища якої проставлена позначка «скл.».

Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

 

Короткий зміст документа

 

37. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

 

Відмітка про контроль

 

38. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

 

39. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається із вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна — обґрунтування позиції адміністрації, у заключній — висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

40. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною — конкретні характеристики.

41. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова «Продовження додатка».

 

Відмітки про наявність додатків

 

42. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

43. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до
додатка 2» або «(див. додаток 3)».

44. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю.

У кінці під текстом додатка до додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, та інші додатки до розпоряджень сільського голови є невід’ємною частиною розпорядження підписуються керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету сільської ради та керівником структурного підрозділу, що їх створив, на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

 

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

 

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додатки:   

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт
за I квартал 2019 року на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2019 року на 3 арк. в 1 прим.

 

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

 

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2018 р. № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

 

 

45. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

 

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

 

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

 

Підпис

 

46. Посадові особи сільської ради підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами, розпорядженням сільського голови про розподіл обов’язків між сільським головою, секретарем сільської ради, заступниками сільського голови та керуючим справами (секретарем) відповідно до Інструкції з діловодства сільської ради.

47. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного — у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого — у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

 

Чернеччинський сільський голова	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
або
Сільський голова	підпис	Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

48. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі сільської ради, а на місця розсилаються засвідчені копії.

49. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Чернеччинський сільський голова	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Начальник відділу- головний бухгалтер	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

50. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

 

Чернеччинський сільський голова		Комишанський сільський голова
підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ		підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
відбиток гербової печатки		відбиток гербової печатки

Протокол засідання консультативно-дорадчого органу при сільській раді підписується особою (особами), визначеною (визначеними) Регламентом про цей орган наприклад:

 

Голова	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Секретар	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

51. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за розпорядженням до найменування посади додаються слова  «Тимчасово виконуючий обов’язки».

52. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

53. У разі створення сільською радою документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам електронною поштою.

 

Візи та гриф погодження для документів,
що створюються у паперовій формі

 

54. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в сільській раді (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

55. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

56. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення сільською радою документів у паперовій формі, та залишаються в сільській раді.

57. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

 

Зауваження і пропозиції додаються.

 

Начальник юридичного відділу      підпис               Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

Дата              

 

58. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

59. Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Чернеччинський сільський голова

 

підпис        Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

 

або

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
Експертно-перевірної комісії
Державного архіву Сумської області

 

Дата  №

 

60. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

61. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

 

Аркуш погодження додається.

 

62. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша.

63. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

 

Відбиток печатки

 

64. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою сільської ради.

65. Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначено у додатку 7 (перелік може коригуватися сільським головою на підставі нормативно-правових актів).

66. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування сільської ради (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

67. Розпорядженням сільського голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

 

Відмітка про засвідчення

паперових копій документів

 

68. Сільська рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до сільської ради через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі — система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

Копія документа виготовляється і видається з дозволу керівника сільської ради.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з сільською радою, а також під час формування особових справ працівників сільської ради може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

69. Напис про засвідчення документа у паперовій формі складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

70. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою сільської ради «Для документів» (без зображення герба). Наприклад:

 

Згідно з оригіналом
Начальник відділу	підпис	Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ
відбиток печатки
Дата                  Копії документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, засвідчують відповідно до  пунктів 69-70 цієї Інструкції.

Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії  _____ арк.». Допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

 

71. Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію усього документа.

Витяг оформляється із дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: «витяг з розпоряждення», «витяг з протоколу»;

відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.

72. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах сільської ради, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені.

73. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

 

Відмітки про створення, виконання документа

 

74. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

 

Анна Василенко  4 26 44

 

75. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

 

До справи № 03-10                     

 

або        

 

Лист-відповідь від 20.05.2011 № 03-10/01/802
посада    підпис   Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
21.05.2019   Або
Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2019
посада   підпис   Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ
05.03.2019

 

76. Відмітка про надходження паперового документа до сільської ради проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування сільської ради, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 134 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

 

Складення деяких видів документів

 

Розпорядження  сільського голови

 

77. Розпорядження сільського голови видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.

За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності сільської ради, адміністративно-господарських або кадрових питань.

78. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються суб’єктами, за дорученням сільського голови, чи за власною ініціативою та на виконання документів органів державної влади.

79. Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує відділ організаційно-кадрової, загальної роботи на підставі рішень (вказівок) сільського голови, документів організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників апарату сільської ради, протоколів конкурсу, заяв працівників та інших документів.

80. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань в обов’язковому порядку погоджуються в листку погодження, керівником структурного підрозділу, в якому його створено (головним розробником), заступником голови відповідно до розподілу обов’язків, секретарем сільської ради, керуючим справами (секретарем), начальником відділу юридичного забезпечення, начальником відділу організаційно-кадрової, загальної роботи. Погодження проектів розпоряджень передбачено особами, які визначені в проекті як виконавці завдань, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

81. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них на зворотному боці кожного аркуша візуються керівником структурного підрозділу, в якому його створено, начальником відділу юридичного забезпечення, начальником відділу організаційно-кадрової, загальної роботи.  

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) погоджуються заступником сільського голови, відповідно до розподілу обов’язків, начальником відділу організаційно-кадрової, загальної роботи, начальником відділу юридичного забезпечення, а у разі необхідності начальником бухгалтерського обліку та звітності - головним бухгалтером та керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету.

Проекти розпоряджень з питань планування, використання капітальних вкладень, фінансування з бюджету підлягають обов’язковому погодженню начальником фінансового відділу.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

82. Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

83. Розпорядження підписуються сільським головою, а в разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки (до найменування посади додаються слова «Тимчасово виконуючий обов’язки»).

84. Розпорядження оформлюється на бланку розпорядження. Зміст документа коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).      

85. Текст розпорядження з основної діяльності та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

86. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання документа. Зазначена частина починається із слів «Відповідно до», «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Розпорядча частина розпорядження може починатися із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», що друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

87. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи — його виконавці, наприклад:

відділу організаційно-кадрової, загальної роботи;

виконуючим обов’язків старост старостинських округів.

88. Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) та неконтрольні («довести до відома», «ознайомити» тощо) доручення в розпорядженнях не застосовуються.

89. Після набрання чинності розпорядженням внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження.

90. Розпорядження, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження починається із слів «Про внесення змін до розпорядження ...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження починається з пункту:

«1. Внести до розпорядження… такі зміни:» у разі викладення змін у тексті розпорядження;

«1. Внести до розпорядження … зміни, що додаються» у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

«1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...»;

«2. Пункт 3 виключити»;

«1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...»;

«2) у підпункті 2 пункту 7 слова «у разі потреби» замінити словом «вимагається».

91. У разі видання розпорядження про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого розпорядження, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів «Визнати таким, що втратив чинність,...» або «Скасувати …» відповідно.

92. Контроль за виконанням завдань, зазначених у розпорядженні, покладається на відділ організаційно-кадрової, загальної роботи.

93. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених розпоряджень. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника, у зведених — про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо.

94. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...» , «Про прийняття...». У зведених розпорядженнях може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».

95. У тексті розпорядження з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади працівників.

96. Розпорядча частина розпорядження з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими — його ім’я, по батькові та текст розпорядження.

Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядження проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

97. У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

98. Спільне розпорядження установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа — посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядження керівниками установ. Розпорядча частина розпорядження починається із слова «НАКАЗУЄМО». Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

99. Розпорядження  нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року. Розпорядження з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Розпорядження з кадрових питань (особового складу) позначаються літерами «К», розпорядження із заохочення – «П», про надання відпусток – «Від», відпусток у зв’язку з навчанням – «Від/Н», короткострокові відрядження в межах України та за кордон – «В», з адміністративно-господарських питань – «АГП», основної діяльності – «ОД».

100. Копії розпоряджень засвідчуються відділом організаційно-кадрової, загальної роботи і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам.

 

Рішення виконавчого комітету Чернеччинської сільської ради

 

        101. Проекти  рішень виконавчого комітету сільської ради готуються відповідно до Регламенту роботи виконавчого комітету Чернеччинської сільської ради з урахуванням вимог цієї Інструкції.

 

Рішення Чернеччинської сільської ради

 

        102. Проекти рішень сільської ради готуються відповідно до Регламенту роботи Чернеччинської сільської ради з урахуванням вимог цієї Інструкції.

 

Протоколи

 

103. У протоколах фіксується інформація про хід ведення пленарних засідань сільської ради,  постійних комісій сільської ради, виконавчого комітету, прийняття рішень в сільській раді, рішень комісіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

104. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

105. Протокол оформлюється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

106. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

107. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

108. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

109. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

110. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

111. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власні імена присутніх постійних членів колегіального органу, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний — перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

112. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

113. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

114. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

115. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та власних імен промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

116. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

117. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

118. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем, або в іншому порядку, визначеному Регламентом роботи.

119. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

 

Службові листи

 

120. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між  установами як:

відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на виконання доручень органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні та супровідні листи;

доведення інформації до відома.

121. Службовий лист оформлюється у паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, може використовуватися бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

122. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

123. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції.

124. Як правило, у листі порушується одне питання.

125. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...» «роз’яснюємо, що...», або від третьої особи однини — «адміністрація інформує...», «управління вважає за доцільне».

126. Службові листи підписуються відповідно до вимог цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

127. Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник відділу, в якому його створено, у разі потреби  – керівники заінтересованих відділів, а також заступники сільського голови, відповідно до розподілу обов’язків (якщо лист повинен підписувати сільський голова, або особа яка виконує його обов’язки).  

 

Документи про службові відрядження

 

128. Службові відрядження працівників оформлюються у порядку та згідно з формами документів, що визначені чинним законодавством.

129. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, керівником відділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я керуючого справами (секретаря) виконкому, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

На підставі погодженої доповідної записки видається відповідне розпорядження сільського голови.

Відділ організаційно-кадрової, загальної роботи на підставі резолюції на доповідній записці готує проект розпорядчого документа та передає його копію працівнику, який направляється у відрядження.

130. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів.

Звіти про відрядження (виконання завдання) та про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до відділу бухгалтерського обліку та звітності.

 

III. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

 

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

 

131. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в апараті сільської ради на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами.

132. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в апараті сільської ради найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці).             

Порядок   документообігу   регламентується   інструкцією
сільської ради, регламентом роботи сільської ради, посадовими інструкціями.

          Особливості   організації   електронного  документообігу
визначаються   Інструкцією   з    урахуванням    вимог нормативно-правових актів  у  цій  сфері,  що  мають вищу юридичну силу,  а також характеристик технічних і  програмних  засобів.

     У разі   впровадження   в   апараті сільської ради   системи  автоматизації
діловодства  або  системи   електронного   документообігу   служба
діловодства  разом  із  структурним підрозділом,  що відповідає за
автоматизацію,  розробляє  регламенти  роботи  з   документами   в
електронній формі.

     Організація  документообігу  у разі застосування засобів
автоматизації   діловодства   повинна    забезпечити    сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

 

Приймання та первинне опрацювання документів,
що надходять до сільської ради

133. Доставка документів до сільської ради здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електронного зв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у паперовій формі: поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляється: телеграми, факсограми, телефонограми, електронні документи

134. Усі документи, що надходять до сільської ради, приймаються централізовано відділом організаційно-кадрової, загальної роботи.

У відділі організаційно-кадрової, загальної роботи розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «особисто». У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під підпис у журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

135. У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

136. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалу імені та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у відділі організаційно-кадрової, загальної роботи.

137. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою.

138. У разі одержання факсимільного повідомлення документ може не реєструватися.

 

Попередній розгляд документів

 

139. Усі вхідні документи підлягають попередньому розгляду у відділі організаційно-кадрової, загальної роботи.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом сільської ради або передачі після присвоєння облікового номеру до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків;

чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

 140. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом організаційно-кадрової, загальної роботи, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено у додатку 8.

 

Реєстрація документів

 

141. Реєстрація документів полягає у створенні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

142. Реєстрація документів проводиться централізовано відділом організаційно-кадрової, загальної роботи, крім окремих груп спеціалізованих документів, що реєструються відповідно:

1) розпоряджень сільського голови з кадрових питань, відпусток, відряджень;

2) звернень громадян;

3) запитів на інформацію;

4) договорів, довідок про заробітну плату, актів ревізій фінансово-господарської діяльності, заявок на матеріально-технічне постачання, іншої бухгалтерської документації.

143. Документи реєструються лише один раз: вхідні — у день надходження, або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження.

144. У разі передачі зареєстрованого документа з одного відділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

145. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до установи;

рішення  виконавчого комітету сільської ради;

розпорядження з основних питань діяльності установи;

розпорядження з адміністративно-господарських питань;

розпорядження з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

протоколи окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, дорадчого органу, робочої групи, наради тощо;

службова кореспонденція.

146. До впровадження в сільській раді системи електронного діловодства застосовуватися журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації (додатки 10 та 11).

147. Основним принципом реєстрації документів є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється у сільській раді лише один раз.

        148. При автоматизованій формі реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

        149. При реєстрації всіх контрольних документів оформлюється реєстраційно-моніторингова картка (додаток 12) із зазначенням обов’язкових реквізитів.

        Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки в разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами(додаток 13).

Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).

 

 

Організація передачі

документів та їх виконання

 

150. Зареєстровані документи передаються на розгляд сільському голові, а в разі його відсутності – виконуючому обов’язки сільського голови в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Телеграми, акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

151. Документи, розглянуті сільським головою, повертаються з відповідною резолюцією до відділу організаційно-кадрової, загальної роботи, який здійснює передачу документів на виконання.

152. Документ, виконавцями якого є кілька осіб, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

153. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в журналі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

154. Передача документа з одного відділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через відділ організаційно-кадрової, загальної роботи, який робить відповідну відмітку в журналі.

155. Передача документів у межах відділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство.

156. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції сільського голови, його заступники та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

157. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) сільському голові, секретарю сільської ради, заступникам сільського голови.

158. Перед поданням проекту документа на підпис сільському голові автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

159. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

160. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації автор документа організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

161. Автор документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові згідно з діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати відділ організаційно-кадрової, загальної роботи про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

 

Організація моніторингу виконання документів

 

162. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією з діловодства.

163. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції сільського голови.

164. Строки можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 9.

165. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в сільській раді.

166. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

167. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання завдання.

168. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

169. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції сільського голови .

170. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

171. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-контрольної картки.

 

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

 

172. Вихідні документи у паперовій формі, створені в сільській раді у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

173. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється спеціалістом відділу організаційно-кадрової, загальної роботи відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від відділів — виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

174. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі організаційно-кадрової, загальної роботи;

175. Під час приймання від виконавців вихідних документів спеціаліст відділу організаційно-кадрової, загальної роботи зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах адміністрації.

176. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться відмітка «Підлягає поверненню».

177. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування).

178. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

179. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під підпис у відповідній книзі.

180. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

 

IV. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ У ДІЛОВОДСТВІ

 

Складення номенклатури справ

 

181. Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які створюються та нагромаджуються в сільській раді під час її діяльності.

182. Номенклатура справ — це обов’язковий для сільської ради систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додатки 14 та 15).

183. Зведена номенклатура справ сільської ради складається відділом організаційно-кадрової, загальної роботи за методичною допомогою архівного відділу Охтирської районної державної адміністрації.

Номенклатура справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується, уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

184. Зведена номенклатура справ сільської ради складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у секретаря сільської ради, другий — використовується як робочий, третій — передається до відповідального за архів сільської ради для здійснення контролю за формуванням справ у відділах, четвертий — надсилається до державного архіву.

185. Відділи сільської ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі. Самостійні структурні підрозділи сільської ради створюють власні номенклатури справ.

186. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи відділу сільської ради складається з індексу відділу (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 — індекс відділу, 12 — порядковий номер справи, або 04.1—07, де 04.1 — індекс відділу у складі управління, 07 — порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконавчого комітету Чернеччинської сільської ради».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів установи на 2018 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2017 рік.

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до відповідального за архів чи інших установ для їх продовження тощо.

 

Формування справ

 

187. Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

188. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30—40 міліметрів завтовшки).

189. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

190. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

191. Розпорядження з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

192. Документи засідань виконавчого комітету групуються у справу:

протоколи і документи до них (рішення, доповіді, довідки);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

Протоколи засідань виконавчого комітету групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

193. Документи пленарних засідань сільської ради групуються у справу:

протоколи і документи до них (рішення, доповіді, довідки);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

Протоколи засідань сесій сільської ради групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до пленарного засідання сесії сільської ради систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

194. Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

195. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

196. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

197. Особові справи посадових осіб формуються у порядку, визначеному чинним законодавством.

198. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників сільської ради систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

199. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в сільській раді здійснюються відділом організаційно-кадрової, загальної роботи.

 

Зберігання документів

 

200. Документи з часу створення (надходження) і до передачі секретарю або керуючому справами (секретарю) зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо — за місцем створення.

Працівники апарату сільської ради зобов’язані забезпечити збереження документів і справ.

201. Зберігання документів і справ в сільській раді забезпечує відділ організаційно-кадрової, загальної роботи.

202. Справи зберігаються у робочих кімнатах у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

203. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць з дозволу керівника.

204. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу сільського голови з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

 

V. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ СПРАВ ДО ПЕРЕДАЧІ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ

 

Експертиза цінності документів

 

205. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

206. Для організації та проведення експертизи цінності документів в сільській раді  утворюються постійно діюча експертна комісія (ЕК).

207. Експертиза цінності документів проводиться щороку у відділах сільської ради безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства разом з експертною комісією.

208. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

209. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ сільської ради шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

210. За результатами експертизи цінності документів в сільській раді складаються описи справ постійного, тривалого  (понад 10 років) зберігання  та з кадрових питань (особового складу)  та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 17).

        211. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією сільської ради одночасно. Такі акти разом з  описами  справ  постійного зберігання  та  з  кадрових  питань (особового складу) подаються в установленому  порядку  на  розгляд  експертно-перевірної  комісії
відповідного  державного  архіву.  Погоджені  акти  затверджуються
керівником  сільської ради,  після  чого  сільська рада  має  право   знищити
документи.

         212. Акт  про вилучення для знищення документів,  не внесених
до Національного архівного  фонду,  складається,  як  правило,  на
справи  всієї  сільської ради.  Якщо  в  акті  зазначено  справи кількох
відділів, їх найменування зазначаються перед групою
заголовків справ цього відділу (додаток 16).

 

Складення описів справ

 

213. Опис справ — архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

214. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації сільської ради такі описи складаються обов’язково.

215. Описи справ відділу сільської ради складаються щороку за встановленою формою (додаток 11) посадовою особою відповідальною за діловодство, за методичної допомоги начальника відділу організаційно-кадрової, загальної роботи.

216. Номер опису справ відділу сільської ради повинен складатися з цифрового позначення відділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) відділу з інд. 5, що розпочаті у 2011 році, матимуть номери: 5 П — 2011; 5 Т — 2011; 5 ОС — 2011.

217. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам сільської ради або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

218. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

219. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

220. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається «Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____».

          221. Опис справ апарату сільської ради підписується
укладачем із зазначенням його посади,  погоджується  з  начальником відділу організаційно-кадрової, загальної роботи, затверджується  сільським головою і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК державного архіву. 
        222. Опис справ апарату сільської ради складається
у  двох примірниках,  один з яких передається разом із справами до
відділу організаційно-кадрової, загальної роботи,  а інший залишається як контрольний  примірник  у секретаря сільської ради.

       223. Описи  справ  відділів апарату сільської ради є підставою для складання зведеного опису справ сільської ради.

       224. Зведений  опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках,  які  після  схвалення  експертною  комісією сільської ради, затверджуються сільським головою і   в   установленому   порядку   подаються  для  схвалення експертно-перевірною комісією  відповідного   державного   архіву Сумської області.  Один примірник затвердженого опису подається державному архіву Сумської області, два передаються до архівного відділу Охтирської районної державної адміністрації, а один повертається у відділ організаційно-кадрової, загальної роботи.

      225. Зведені  описи  справ   тривалого   (понад   10   років) зберігання складаються у двох примірниках,  схвалюються експертною комісією сільської ради і затверджуються сільським головою.

      226. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу)
складаються   у   трьох   примірниках,   підписуються   укладачем, схвалюються   експертною   комісією   сільської ради,   погоджуються   з експертно-перевірною   комісією  відповідного  державного  архіву, після чого  затверджуються  керівником  сільської ради.  Один  примірник зведеного опису подається державному архіву.

     227. Сільська рада  зобов'язана  описувати документи постійного та тривалого  (понад  10  років)  зберігання,   з   кадрових   питань (особового  складу)  через  два  роки  після  завершення  справ  у діловодстві і передавати документи  постійного  зберігання відповідно  до  затверджених  описів  справ до архівного відділу Охтирської районної державної адміністрації в установлені законодавством строки.

 

 

Оформлення справ

 

228. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

229. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

         230. Справи  з грифом "Для службового користування",  особові та  окремі  групи  справ  постійного  зберігання,  назви  яких  не повністю   розкривають   зміст   (справи,  що  містять  постанови, розпорядження,  накази,  рішення тощо), повинні мати розміщений на початку  справи внутрішній опис документів у справі. 

231. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

232. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис «є документи за __ роки».

233. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

234. У разі зміни найменування сільської ради (її відділів) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (відділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (відділу), а попереднє береться в дужки.

235. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

 

 

Передача справ до архіву

 

     236. Закінчені діловодством справи  постійного  та  тривалого   (понад   10   років) зберігання,  з  кадрових  питань (особового складу) через два роки після завершення їх  ведення  передаються  у відділ організаційно-кадрової, загальної роботи  в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

     Справи тимчасового (до  10  років включно) зберігання можуть передаватися за рішенням її керівника.

     237. Якщо окремі справи  необхідно  залишити  у  відділі  для  поточної  роботи,  відділ організаційно-кадрової, загальної роботи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

     238. Приймання  -   передача   кожної   справи   здійснюється
начальником відділу організаційно-кадрової, загальної роботи в присутності працівника відділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

     239. Справи  постійного  та  тривалого   (понад   10   років) зберігання передаються начальнику відділу організаційно-кадрової, загальної роботи за описами.

     У кінці   кожного   примірника   опису   начальник відділу організаційно-кадрової, загальної роботи розписується   у   прийнятті   справ  з  обов'язковим  зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і  проставляє  дату. Один  примірник  опису  повертається у відділ,  всі інші залишаються у відділі організаційно-кадрової, загальної роботи.

     240. Справи,  що передаються до архіву сільської ради, повинні бути
зв'язані належним чином.

     241. У   разі   ліквідації   або  реорганізації  відділу  особа,  відповідальна  за  організацію  діловодства  у відділі,  в  період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у  справи,  оформлює  справи  і  передає  їх  до відділу організаційно-кадрової, загальної роботи  незалежно   від   строків  зберігання.  Передача  справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

     242 Відділи сільської ради зобов'язані    забезпечити    зберігання    архівних документів  та  передачу документів,  що належать до Національного
архівного фонду,  після закінчення встановлених граничних  строків їх  зберігання  у відділ організаційно-кадрової, загальної роботи сільської ради  для  постійного зберігання у відділі організаційно-кадрової, загальної роботи та подальшої передачі до відповідного державного архіву.

 

 

Керуючий справами (секретар)

виконавчого комітету Чернеччинської

сільської ради                                                                          С.КОРАБЕЛЬСЬКА

                                                           

 

Додаток 1
до  Інструкції

(пункт 7)

 

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
оформлення документів 

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів або 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами — для назви виду документа;

напівжирний (прямий) — для заголовків та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 — для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 — для складових частин реквізитів «Адресат», «Гриф погодження»та «Гриф затвердження»;

1,5-3 — для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Ім’я та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 міліметри (28 друкованих знаків).

6. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів — для ім’я та прізвища реквізиту «Підпис»;

104 міліметрів — для реквізиту «Гриф затвердження»;

92 міліметри — для реквізиту «Адресат»;

12,5 міліметрів — для абзаців у тексті;

0 міліметрів (не роблять відступ) — для реквізитів «Дата  документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа  і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх в документі два, а також слів  СЛУХАЛИ,  ВИСТУПИЛИ,  ВИРІШИЛИ,  УХВАЛИЛИ,  НАКАЗУЮ;

для реквізитів: «Дата документа», «Короткий зміст документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», слово «Додаток», реквізити «Додаток» та слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» та для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх у документі два.

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію. Номер сторінки має бути надрукований гарнітурою Times New Roman та шрифтом того ж розміру, що й текст самого документа (12 – 14 друкарських пунктів).

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

11. Риска вкінці додатка до додатка розташовується по центру і друкується за допомогою 15 знаків нижнього підкреслювання гарнітурою Times New Roman та шрифт розміром 14 друкарських пунктів.

 

 

_______________

 

 

Додаток 2
до  Інструкції

(пункт 19)

 

 

 

 

 

ЧЕРНЕЧЧИНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

ОХТИРСЬКОГО РАЙОНУ СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Київська, 1, м. Охтирка, 42700, тел. (05446) 4-26-44

E-maiI: [email protected] Код  ЄДРПОУ  04389940

 

_____________ № ___________                        на № ______________ від ________________

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3
до  Інструкції

(пункт 19)

 

 

 

ЧЕРНЕЧЧИНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

ОХТИРСЬКОГО РАЙОНУ СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ

СЬОМЕ СКЛИКАННЯ

_________________  СЕСІЯ

 

РІШЕННЯ

 

______                                                                                               с. Чернеччина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 4
до  Інструкції

(пункт 19)

 

 

 

 

ЧЕРНЕЧЧИНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

ОХТИРСЬКОГО РАЙОНУ СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

 

РІШЕННЯ

 

__________                                     с. Чернеччина                                             № ____

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 5
до  Інструкції

(пункт 19)

 

 

 

ЧЕРНЕЧЧИНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

ОХТИРСЬКОГО РАЙОНУ СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ЧЕРНЕЧЧИНСЬКОГО СІЛЬСЬКОГО ГОЛОВИ

_________                                    с. Чернеччина                                               № ______

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 6
до  Інструкції

(пункт 35)

 

ПЕРЕЛІК
 документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа
затвердження за умови їх підготовки у паперовій формі

 

1. Акти (списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси сільської ради.

5. Номенклатура справ.

6. Описи справ.

7. Плани  роботи.

8. Посадові інструкції.

9. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

10. Розцінки та тарифи на виконання робіт і послуг.

11. Форми уніфікованих документів.

12. Штатні розписи.

 

 

Додаток 7
до  Інструкції

(пункт 65)

 

ПЕРЕЛІК
 документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконаних робіт і наданих послуг, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

3. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

6. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

7. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

8. Кошториси та плани асигнувань.

9. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

10. Номенклатура справ.

11. Описи справ.

12. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

13. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

14. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

15. Статути установ.

16. Трудові книжки.

17. Штатні розписи.

18. Інші фінансові документи згідно з чинним законодавством.

 

Додаток 8
до  Інструкції

(пункт 140)

 

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*

 

1. Зведення та інформація, надіслані до відома.

2. Навчальні плани, програми (копії).

3. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

4. Прейскуранти (копії).

5. Норми витрати матеріалів.

6. Вітальні листи і запрошення.

7. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

8. Наукові звіти за темами.

9. Місячні, квартальні, піврічні, річні звіти.

10. Форми статистичної звітності.

11. Договори.

 

*Документи, зазначені в пункті 2, підлягають спеціальному обліку у відділі організаційно-кадрової, загальної роботи, 7 – відповідно до тематики у відділах, 9 - у відділі бухгалтерського обліку та звітності, 10 – у відділі організаційно-кадрової, загальної роботи, 11 – у відділі юридичного забезпечення.

 

Додаток 9
до  Інструкції

(пункт 164)

 

СТРОКИ
 виконання основних документів

1. Акт Президента України — 30 днів з дати набрання ним чинності, якщо цим актом не передбачено строк виконання визначеного ним завдання.

2. Запит народного депутата України (депутата місцевої ради) - не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший, установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата місцевої ради - в установлений зазначеною радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення  суб’єктам внесення запиту із зазначенням причин продовження строку розгляду.

3. Звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів — протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати — протягом 15 днів з дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено інший строк.

6. Погодження проектів актів заінтересованими органами — у строк, установлений їх головними розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.

7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію — протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

 

 

 

 

 

                      Додаток 10 
                     до  Інструкції

                     (пункт 146)

                                                           ЖУРНАЛ
                                           реєстрації вхідних документів*
 

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного документа	Короткій зміст	Резолюція або відповідальний виконавець	Підпис особи, яка отримала документ	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4	5	6

_______________
     * У   разі  потреби  журнал  може  доповнюватись  додатковими
графами.
 
 

                                                       Додаток 11
                                                     до Інструкції

(пункт 146)
                                                     

                                                       ЖУРНАЛ
                       реєстрації документів, створених установою*
 

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткій зміст	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4

_______________
     * У  разі  потреби  журнал  може  доповнюватись   додатковими   графами.
 
 

                                                                                                  Додаток 12
                                                                                                     до Інструкції

                                                                                                 (пункт 149)

 

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31           Автор документа або кореспондент               Назва виду документа             пункт термін   Термін виконання                         №         Дата та індекс надходження Дата та індекс документа               Заголовок документа або короткий зміст Для використання у роботі                    ___________________ Розробити заходи                                     ___________________ До виконання                                           ____________________   відповідальний виконавець   Позначка про виконання   Розписка в одержанні документа

 

 

 

                                                                            Додаток 13
                                                                              до Інструкції

                                                                            (пункт 149)

Порядок
заповнення реквізитів
реєстраційно-контрольної картки

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор документа (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)
Індекс документа	індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається
Дата надходження	дата надходження документа переноситься на картку з реєстраційного штампа
Індекс	індекс, присвоєний вхідному документу установою -одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

                                                                                            

Реквізити	Пояснення до заповнення
Резолюція	переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону
Строки виконання	проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді
Позначка про виконання	короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

 

 

 

 

Додаток 14
до  Інструкції

(пункт 182)

 

 

Чернеччинська сільська рада	ЗАТВЕРДЖУЮ
	керівник сільської ради
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	________________________________  (підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)
__________ № ___________	___  ____________ 20___ року
на__________ рік	М. П.

           

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

 

__________________________________________________________________________

(назва розділу)

 

Керівник служби діловодства	______________ (підпис)	__________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року

 

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) апарату адміністрації _________    ____________________      (підпис)                 (ініціали (ініціал імені),                                                               прізвище)

 

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК сільської ради   _______ № ________

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області ________ № ________

 

 

 

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ________ році в адміністрації:

 

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

 

Начальник відділу	______________ (підпис)	________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року

 

 

Підсумкові відомості передано в архів адміністрації.

 

Посада особи, відповідальної за передачу відомостей	______________ (підпис)	________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року

 

Додаток 15
до  Інструкції

(пункт 182)

 

Чернеччинська сільська рада

Найменування відділу

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

 

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

_________________________________________________________________
(назва розділу)

 

Посада керівника відділу	______________ (підпис)	_________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року

 

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи ____________   _____________________        (підпис)            (ініціали (ініціал імені),                                            прізвище)

 

 

 

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у відділі:

 

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

 

Посада особи, відповідальної за діловодство у відділі	______ (підпис)	___________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  _____________ 20___ року

 

Підсумкові відомості передано у відділ

Посада особи, відповідальної за передачу відомостей	_______ (підпис)	___________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  _____________ 20___ року

 

 

 

Додаток 16
до  Інструкції

(пункт 212)

Чернеччинська сільська рада					ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник сільської ради ________      _______________________     (підпис)              (ініціали (ініціал імені), прізвище)   ___  ____________ 20___ року      М. П.
АКТ _______________№_____________ ______________________________                  (місце складання) про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
На підставі___________________________________________________________________________ (назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх _____________________________________________________________________________________             зберігання або типової (примірної) номенклатури справ) вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ______________________________________                                                                                                        (назва фонду)
№ з/п	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або крайні дати справ	Номери описів (номенк­латур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номен-клатурою або номер справи за описом		Кіль-кість справ (томів, частин)	Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки
1	2	3	4	5		6	7	8

 

Разом ____________________________________________ справ за ___________ роки.

(цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів

____________ (підпис)

____________________________________           (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ року

 

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК сільської ради       _____     № ______

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК архівного відділу Охтирської районної  державної адміністрації   _____________ № ______

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕК Державного архіву Сумської області     ___________ № _____